一. 基本方針

当事務所は、個人情報の重要性を鑑み、個人情報の保護に関する法律その他の関連法令・ガイドライン等を遵守し、個人情報の適正な取扱いを実現するため、以下の通り個人情報保護方針を定め、これを実施・遵守してまいります。

二. 情報セキュリティ体制の構築及び運用

当事務所は、個人情報の保護に関して、以下の安全管理措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失、毀損等の防止に努めます。

  • 組織的安全管理体制の整備
  • 技術的セキュリティの確保
  • 従業者に対する教育・監督体制の確立
  • 物理的安全管理措置の実施

三. 個人情報の取扱いに関する措置

（一）個人情報の取得

当事務所の証人代行サービス（以下「本サービス」という。）の提供にあたり、その利用目的の達成に必要な範囲内において、下記の個人情報を取得する場合があります。

  • 氏名
  • 生年月日
  • 住所
  • 電子メールアドレス
  • 身分証明書の画像・写し
  • 届出書に記載された内容（届出の相手方など、お申し込みいただいた方以外の当事者の情報を含みます）
  • 届出の意思や同意を確認するためにご提出いただいた資料（メッセージのやり取りの画面など）
  • お問い合わせの内容
  • その他本サービスの提供に際して必要となる情報

（二）ウェブサイトにおけるデータ収集と外部送信

当事務所は、本サイトの利用状況を把握して改善するため、以下の事業者のツールを使っています。ページを開くと、お使いのブラウザから各事業者へ情報が送信されます。フォームに入力された氏名・メールアドレス・お問い合わせ内容などは、これらのツールへ送信しない設定にしています。

ツール・送信先送信される情報利用目的送信先の取り扱い・停止方法
Google アナリティクス、Google タグマネージャー
Google LLC（米国）		閲覧したページのURL・タイトル、参照元、クリックなどの操作、ブラウザ・端末の種類、IPアドレス、Cookieに保存される識別子アクセス状況の集計・分析Google のプライバシーポリシー
オプトアウト アドオン
PostHog
PostHog, Inc.（米国。データの保存先は EU のドイツ。送信は同社の委託先 Cloudflare, Inc.（米国）の中継を経由し、中継は EU 外で行われる場合があります）		上記に加え、ページ上の操作の記録（入力欄の内容は記録しません）、表示速度、エラーの情報使いにくい箇所や不具合を見つけて直すための分析PostHog のプライバシーポリシー
下のボタンで停止できます
Cloudflare Turnstile（フォームの不正送信の防止）
Cloudflare, Inc.（米国）		IPアドレス、ブラウザ・端末の情報、操作の情報ロボットによる不正な送信の防止Cloudflare のプライバシーポリシー

送信先には米国の事業者が含まれます。米国の個人情報保護の制度は、個人情報保護委員会の調査資料で確認できます。各事業者は、それぞれのプライバシーポリシーに基づいて情報を取り扱います。ブラウザの設定で Cookie を無効にすることもできます。

（三）利用目的の特定

取得した個人情報は、以下に定める目的の範囲内でのみ利用いたします。

  • 本サービスの提供及び運営
  • 本人確認、及び届出の意思・同意の確認
  • 当事者の一方による無断の届出その他の不正利用の防止
  • お客様との連絡及び問合せ対応
  • 本サービスに関する紛争への対応
  • サービス品質の維持向上
  • 関係法令に基づく対応

四. 利用目的の変更に関する措置

個人情報の利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行うものとし、変更する場合には、その内容について本人に通知し、または適切な方法により公表するものとします。

五. 委託先の監督

個人情報の取扱いの全部または一部を第三者に委託する場合は、当該委託先の適格性を厳正に審査するとともに、個人情報の安全管理が図られるよう、当該委託先に対する必要かつ適切な監督を行うものとします。

（一）外部サービスの利用

当事務所は、次の外部サービスを利用しており、ご提供いただいた個人情報が、これらの事業者のサーバーで取り扱われる場合があります。

  • 決済：Stripe（米国）
  • メールの送信：Resend（米国）
  • メールの受信、データの保管、ウェブサイトの配信：Cloudflare（米国）
  • お申し込み・お問い合わせフォームの不正送信の防止：Cloudflare Turnstile（米国）。画面には表示されず、自動で確認します（Cloudflare Turnstile のプライバシーに関する規定）
  • お問い合わせへの返信文の下書き作成：Anthropic（米国）。下書きは担当者が確認・修正してから送信します
  • アクセス解析：Google（米国）
  • サイトの使いにくい箇所や不具合の分析：PostHog（米国。データの保存先は EU のドイツ）。お申し込み・お問い合わせの画面は記録しません

これらの事業者は、それぞれの利用規約やデータ処理に関する規定で、個人情報を適切に取り扱うことを定めています。当事務所は、本方針に定める目的の範囲内でのみこれらのサービスを利用します。米国の個人情報保護に関する制度については、個人情報保護委員会の調査資料をご確認ください。これらの事業者での取扱いについてご本人から求めがあった場合は、必要な情報を提供します。

六. 個人情報保護体制の継続的改善

当事務所は、個人情報の取扱い状況について、定期的な監査を実施するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めるものとします。

七. 個人情報の廃棄・消去

当事務所は、個人情報の利用目的に照らしてその必要性が認められなくなった場合には、当該個人情報を遅滞なく消去または廃棄するものとします。なお、紛争への対応のため、発送したお申し込みに関する記録（お申し込みの内容、同意の記録、やり取り、業務の記録、本人確認・同意確認に用いた資料の写し）を、上書き・削除を制限した形で保存します。この記録の保存期間は原則5年とし、紛争が生じている、または生じるおそれがある場合は、解決するまで保存することがあります。なお、消去及び廃棄に際しては、外部流出等の危険を防止するために必要かつ適切な措置を講ずるものとします。

八. お問合せ窓口の設置

個人情報の取扱いに関する苦情・相談等については、下記窓口にて適切かつ迅速に対応いたします。

きずな証人代行事務所
東京都新宿区
個人情報保護管理責任者：加藤 耀介

本方針は、法令の改正、社会情勢の変化その他の事由により、適宜見直しを行い、改定する場合があります。