一. 基本方針

当事務所は、個人情報の重要性を鑑み、個人情報の保護に関する法律その他の関連法令・ガイドライン等を遵守し、個人情報の適正な取扱いを実現するため、以下の通り個人情報保護方針を定め、これを実施・遵守してまいります。

二. 情報セキュリティ体制の構築及び運用

当事務所は、個人情報の保護に関して、以下の安全管理措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失、毀損等の防止に努めます。

  • 組織的安全管理体制の整備
  • 技術的セキュリティの確保
  • 従業者に対する教育・監督体制の確立
  • 物理的安全管理措置の実施

三. 個人情報の取扱いに関する措置

（一）個人情報の取得

当事務所の証人代行サービス（以下「本サービス」という。）の提供にあたり、その利用目的の達成に必要な範囲内において、下記の個人情報を取得する場合があります。

  • 氏名
  • 生年月日
  • 住所
  • 電子メールアドレス
  • 身分証明書の画像・写し
  • 届出書に記載された内容（届出の相手方など、お申し込みいただいた方以外の当事者の情報を含みます）
  • 届出の意思や同意を確認するためにご提出いただいた資料（メッセージのやり取りの画面など）
  • お問い合わせの内容
  • その他本サービスの提供に際して必要となる情報

（二）ウェブサイトにおけるデータ収集

当事務所ウェブサイトにおいては、サービスの品質向上及び利便性の改善を目的として、Googleアナリティクスを用いた利用状況の分析を実施しております。当該分析において取得される情報には、以下の項目が含まれます。

  • アクセスログに関する日時情報
  • 使用ブラウザの仕様に関する情報
  • 使用端末に関する技術情報
  • アクセス元に関する地理的情報
  • 閲覧ページの遷移履歴
  • サイト内におけるユーザーの行動履歴

これらの情報は、匿名化処理を施した上で収集され、特定の個人を識別することは不可能な形式で管理されます。なお、ユーザーの選択により、ブラウザ設定においてCookieを無効化することで、当該情報収集を停止することが可能です。

（三）利用目的の特定

取得した個人情報は、以下に定める目的の範囲内でのみ利用いたします。

  • 本サービスの提供及び運営
  • 本人確認、及び届出の意思・同意の確認
  • 当事者の一方による無断の届出その他の不正利用の防止
  • お客様との連絡及び問合せ対応
  • 本サービスに関する紛争への対応
  • サービス品質の維持向上
  • 関係法令に基づく対応

四. 利用目的の変更に関する措置

個人情報の利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行うものとし、変更する場合には、その内容について本人に通知し、または適切な方法により公表するものとします。

五. 委託先の監督

個人情報の取扱いの全部または一部を第三者に委託する場合は、当該委託先の適格性を厳正に審査するとともに、個人情報の安全管理が図られるよう、当該委託先に対する必要かつ適切な監督を行うものとします。

（一）外部サービスの利用

当事務所は、次の外部サービスを利用しており、ご提供いただいた個人情報が、これらの事業者のサーバーで取り扱われる場合があります。

  • 決済：Stripe（米国）
  • メールの送信：Resend（米国）
  • メールの受信、データの保管、ウェブサイトの配信：Cloudflare（米国）
  • お申し込み・お問い合わせフォームの不正送信の防止：Cloudflare Turnstile（米国）。画面には表示されず、自動で確認します（Cloudflare Turnstile のプライバシーに関する規定）
  • お問い合わせへの返信文の下書き作成：Anthropic（米国）。下書きは担当者が確認・修正してから送信します
  • アクセス解析：Google（米国）

これらの事業者は、それぞれの利用規約やデータ処理に関する規定で、個人情報を適切に取り扱うことを定めています。当事務所は、本方針に定める目的の範囲内でのみこれらのサービスを利用します。米国の個人情報保護に関する制度については、個人情報保護委員会が公表している情報をご確認ください。これらの事業者での取扱いについてご本人から求めがあった場合は、必要な情報を提供します。

六. 個人情報保護体制の継続的改善

当事務所は、個人情報の取扱い状況について、定期的な監査を実施するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めるものとします。

七. 個人情報の廃棄・消去

当事務所は、個人情報の利用目的に照らしてその必要性が認められなくなった場合には、当該個人情報を遅滞なく消去または廃棄するものとします。なお、紛争への対応のため、発送したお申し込みに関する記録（お申し込みの内容、同意の記録、やり取り、業務の記録、本人確認・同意確認に用いた資料の写し）を、上書き・削除を制限した形で保存します。この記録の保存期間は原則5年とし、紛争が生じている、または生じるおそれがある場合は、解決するまで保存することがあります。なお、消去及び廃棄に際しては、外部流出等の危険を防止するために必要かつ適切な措置を講ずるものとします。

八. お問合せ窓口の設置

個人情報の取扱いに関する苦情・相談等については、下記窓口にて適切かつ迅速に対応いたします。

きずな証人代行事務所
静岡県焼津市
個人情報保護管理責任者：加藤 耀介

本方針は、法令の改正、社会情勢の変化その他の事由により、適宜見直しを行い、改定する場合があります。